Adjoint de direction en EHPAD (H/F)

Vous assurez la gestion administrative et la gestion budgétaire de la structure.
Vos missions :
Financières
-Garantir une bonne gestion administrative et financière des structures en lien avec l'activité des admissions et de la facturation des EHPAD,
-Réaliser, en lien avec le directeur des EHPAD et la direction des affaires financières, les budgets prévisionnels et les suivis budgétaires ;
-Suivre, analyser et proposer les outils adaptés au pilotage financier des structures ;
-Optimiser la politique d'encaissement des recettes d'activité et assurer le suivi périodique des dépenses
-Assurer la liaison avec les tutelles (ARS, conseil départemental), le bureau des entrées, les services du Trésor public ainsi que les organismes sociaux (CAF, CPAM ) ;
-Assurer le suivi mensuel des recettes d'hébergement des résidents en alertant et en mettant en place les actions correctrices en cas de situation d'impayés.
-Mettre en place à chaque admission un dispositif de collecte des données du mode de financement de l'hébergement du résident et en assurer le suivi et la transmission aux tutelles, au bureau des entrées et à la Trésorerie.
-Veiller au respect de la procédure de gestion des hébergés à l'aide sociale : transmission des informations, gestion de la provision et du renouvellement du dossier. Assurer une veille réglementaire et technique sur le domaine d'activité.
-Réaliser les suivis mensuels d'activité pour chacune des structures ;
-Réaliser le rapport d'activité annuel pour chacune des structures avec notamment le suivi des GMP par structure ;

Relations avec les usagers
-Accueillir les familles et résidents de la MRM, constituer les dossiers d'admission et élaborer les demandes et renouvellements des différentes aides ;
-Assurer la communication institutionnelle auprès des familles et notamment transmettre aux familles les informations par mail ou courrier ;
-Favoriser un lien de qualité entre les familles et l'institution ;
traiter, en lien avec le directeur des EHPAD et le directeur des affaires générales, les plaintes et réclamations.

Activités en lien avec les autres services du Centre Hospitalier d'Orthez
-Participer, en lien avec le directeur des EHPAD et la direction des ressources humaines, à la gestion des ressources humaines : suivi mensuel des effectifs, réponse aux enquêtes, reportings ;
-Participer à la mise en place et au suivi des indicateurs qualité en collaboration avec le service qualité ;
-Coordonner les achats, les activités liées à la logistique et aux travaux d'entretien (restauration, gestion du linge, achats, livraisons diverses ) en collaboration avec la direction des ressources matérielles, les cadres de santé, le logisticien et le technicien travaux.

Autres missions
-Encadrement de l'agent d'accueil des EHPAD ;
-Organiser et participer aux instances CSE / CVS et commission de restauration pour les trois structures avec prise de note en l'absence de l'agent d'accueil des EHPAD ;
-Elaborer des dossiers spécifiques (AAP, révision de documents ou protocoles) ;
-Réceptionner, trier et transmettre le courrier des résidents en l'absence de l'agent d'accueil ;
-Accueil téléphonique de la MRM.
-Accueillir les familles et résidents de la MRO, constituer les dossiers d'admission et élaborer les demandes et renouvellements des différentes aides en l'absence de l'agent d'accueil des EHPAD.
-Transmettre au bureau des entrées le recueil des jours de présence des bénéficiaires de l'accueil de jour pour le défraiement des transports.
-Répondre aux différentes enquêtes et demandes des tutelles relevant de son domaine et assurer leur suivi ;
-Activités diverses à la demande du directeur des EHPAD ;

Pour ce poste vous devez disposer de solides connaissances en gestion administrative et financière, de connaissances du fonctionnement d'un EHPAD public et des logiciels métiers et outils en lien avec votre domaine d'intervention.